Những rắc rối trong việc mở rộng nhà máy

“Hiện tại tài khoản của công ty chúng ta còn bao nhiêu tiền?”

“Lương tháng này đã được trả hết rồi, còn lại hơn 8 triệu đồng, ông chủ có muốn xem hồ sơ chi tiết không? Nếu có thì tôi sẽ lên lấy ngay.”

“Không cần đâu, chúng ta cùng nhau lên đi.”

Vốn lưu động của doanh nghiệp là số tiền mặt cần thiết cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày, đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành bình thường của doanh nghiệp và cũng là một trong những yếu tố cốt lõi của quản lý kinh doanh.

Việc quản lý và sử dụng vốn lưu động có ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp.

Nói một cách tổng quát, đối với những doanh nghiệp có giá trị sản xuất hàng năm dưới 1 tỷ đồng, mức vốn lưu động từ 20% đến 30% là tương đối ổn định; tuy nhiên, tùy vào ngành nghề và chu kỳ thanh toán khác nhau mà có những sự phân biệt cụ thể hơn.

Lấy ví dụ về cửa hàng trên Taobao, thời hạn thanh toán trung bình là khoảng 10 ngày, vì vậy một cửa hàng Taobao có giá trị sản xuất hàng năm 100 triệu đồng chỉ cần khoảng 3 triệu đồng vốn lưu động là đủ.

Còn đối với các cửa hàng bán lẻ và nền tảng thương mại có dòng tiền mặt lớn hàng ngày, họ thậm chí không cần nhiều vốn lưu động, thậm chí có thể sử dụng số tiền thu được để kiếm lãi.

Lý do tại sao ngành sản xuất lại gặp khó khăn về vốn là do thời hạn thanh toán của họ rất dài, đòi hỏi phải có một lượng vốn lưu động lớn dự trữ; nếu không theo kịp chuỗi tài chính, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nguy cơ phá sản.

Quá trình vòng vốn của các doanh nghiệp sản xuất bao gồm: 1) Quá trình mua sắm, tiền mặt được chuyển thành nguyên liệu thô; 2) Quá trình sản xuất, nguyên liệu thô được chuyển thành hàng bán dở, sau đó được chế biến thành hàng tồn kho; 3) Quá trình bán hàng: hàng tồn kho được chuyển thành tiền mặt.

Lý do gây ra tình trạng căng thẳng về vốn chính là ở bước thứ hai và thứ ba này, thời hạn thanh toán của một số doanh nghiệp thậm chí vượt quá một năm, nên áp lực tài chính cũng tăng theo.

Nói thêm một chút ngoài lề, làm thế nào để đánh giá được một ông chủ kinh doanh thực thụ có bao nhiêu tài sản?

Nói chung, những ông chủ kinh doanh thực thụ có tính thận trọng thường chỉ sử dụng khoảng 80% tài sản của mình cho hoạt động kinh doanh, trong khi những người có tính cách mạo hiểm có thể sử dụng gấp 2 đến 10 lần số tiền đó, vì vậy chỉ cần ước lượng lượng vốn họ sử dụng là có thể đánh giá được tài sản của họ.

Vì vậy, một ông chủ kinh doanh có tài sản 100 triệu đồng mà chỉ có khoảng 20 triệu đồng tiền mặt là đã rất tốt rồi; cuộc sống của họ không hề sôi động như những nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán có thể đầu tư hàng trăm triệu đồng một cách dễ dàng.

Không còn cách nào khác, tiền phải được sử dụng cho việc kinh doanh, nếu không thì số tài sản đó chỉ là ảo ảnh mà thôi.

Doanh thu của công ty sản xuất xe Flash trong năm 2005 khoảng 60 triệu đồng, với khoản vốn lưu động trên sổ sách là hơn 8 triệu đồng, tương đương khoảng 13% tổng tài sản, có thể coi là khá nguy hiểm.

Tuy nhiên, xét đến tình trạng cung không đủ cầu hiện nay và thời hạn thanh toán chỉ một tháng, số tiền mặt 8 triệu đồng này vẫn đủ để duy trì hoạt động kinh doanh.

Từ điểm này có thể thấy, Lưu Mỹ Lâm, người phụ trách tài chính của công ty, rất đáng tin cậy.

Về việc tránh các vấn đề tài chính và ngăn chặn tình trạng ông chủ lấy cắp tiền và bỏ trốn, Đàn Kim Trình cũng đã nỗ lực rất nhiều.

Trước hết là vấn đề kiểm soát nội bộ, các bộ phận khác có thể thoải mái một chút, nhưng đối với hệ thống kế toán, hệ thống môi trường kiểm soát và quy trình kiểm soát, Tân Cẩm Trình không hề lơ là chút nào. Mỗi tháng, số tiền phải thu từ các khoản công nợ có thể lên đến hàng trăm triệu, nếu không kiểm soát tốt, thực sự không ai biết được có thể sẽ xảy ra chuyện họ lấy cắp tiền và bỏ trốn hay không.

Lấy tháng 7, 8, 9 làm ví dụ, công ty đã nhận được tổng cộng hơn 24 triệu nhân dân tệ tiền hàng. Nếu không kiểm soát tốt, điều đó rất nguy hiểm. Việc xem xét đến lòng người khi sở hữu số tài sản khổng lồ là điều mà Tân Cẩm Trình không thể làm được.

Ngoài ra, bộ phận tài chính của công ty có sự phân công công việc rõ ràng, các vị trí như quản lý, kế toán, thủ quỹ đều được bố trí đầy đủ. Khi công ty phát triển đến một quy mô nhất định, những chi phí nhân sự này không thể tiết kiệm được. Sự phân công công việc rõ ràng giữa cấp trên và cấp dưới, có sự kiểm soát và hợp tác mới là hoàn hảo.

Mặc dù Lưu Mỹ Lâm là quản lý của bộ phận tài chính, nhưng vẫn còn một thủ quỹ khác. Ngoài ra, con dấu pháp nhân cũng luôn nằm trong tay Tân Cẩm Trình. Khi phát hành séc, phải có cả dấu chuyên dụng của bộ phận tài chính và dấu pháp nhân mới có hiệu lực.

Việc thanh toán qua ngân hàng trực tuyến cũng vậy, Lưu Mỹ Lâm chịu trách nhiệm thanh toán, còn Tân Cẩm Trình chịu trách nhiệm kiểm tra; chỉ khi có sự đồng ý của cả hai người thì tiền mới được thanh toán.

Về quản lý tiền mặt, cũng rất nghiêm ngặt, áp dụng hệ thống trách nhiệm của người thủ quỹ. Tiền mặt thu được cũng phải được chuyển ngay cho người thủ quỹ.

Tất nhiên, giống như Vương Quốc Tân, Tân Cẩm Trình cũng cho bộ phận tài chính một khoản quyền tự do nhất định để sử dụng. Khoản quyền này giúp họ cảm nhận được giá trị công việc và vị thế của mình mà không gây ra ý đồ tham lam.

Không cần phải làm bất kỳ việc nào thử thách lòng người, việc hoàn thiện hệ thống mới là điều tốt nhất.

Một khía cạnh khác là phải học cách đọc báo cáo tài chính. Những ông chủ không biết đọc báo cáo tài chính có thể nói là không đủ tiêu chuẩn. Về điểm này, Tân Cẩm Trình có kinh nghiệm kinh doanh từ kiếp trước, nên không gặp khó khăn gì lớn.

Điều quan trọng nhất là phải xây dựng ý thức nộp thuế đúng theo pháp luật, tránh rủi ro thuế. Trong quá trình phát triển thị trường, có rất nhiều doanh nghiệp thất bại vì vi phạm quy định và đi con đường sai lầm. Những doanh nghiệp có tình trạng nghiêm trọng thậm chí có thể phải đối mặt với hình phạt tù cho người chịu trách nhiệm tài chính.

Về điểm này, Tân Cẩm Trình, người được tái sinh, cần phải cảnh giác hơn bất kỳ ai. Rất nhiều ngôi sao trong kiếp trước đã gặp rắc rối vì điều này. Trong thời đại dữ liệu lớn, nếu bạn không nuôi dưỡng ý thức nộp thuế tốt, thì đó chính là tự hại mình.

“Sau Lễ Quốc khánh, khoản vay cho nhà máy mới sẽ được cấp. Khoản vay đó sẽ được sử dụng riêng biệt cho việc xây dựng nhà máy mới. Trước cuối năm, chúng ta sẽ trả hết hai khoản nợ ngắn hạn của Cẩm Bình Thương mại và Minh Can Mô Tạo. Phần còn lại sẽ được trả từ từ.”

“Nhà máy mới vay bao nhiêu?” Lưu Mỹ Lâm hỏi một cách tò mò.

“30 triệu nhân dân tệ, đủ rồi.” Tân Cẩm Trình cười nói.

Lưu Mỹ Lâm gật đầu, không nói gì thêm, trong lòng thì suy nghĩ về cách sử dụng hợp lý khoản vay này cùng với khoản vay thu được vào tháng 10. So với trước đây, lượng tiền lưu thông hàng tháng của công ty đã tăng lên rất nhiều.

Nếu cứ tiếp tục như vậy, việc làm thêm giờ sẽ không thể tiếp tục được nữa!

Chủ nhân này thật sự rất táo bạo, hiện nay công ty này đã nợ hơn 14 triệu nhân dân tệ, nợ ngắn hạn còn lên đến 8 triệu nhân dân tệ, lại vay thêm 30 triệu nữa, chỉ trong một cái nháy mắt đã nâng tổng nợ của công ty lên hơn 40 triệu nhân dân tệ, thật sự làm người ta đau đầu.

Công tác tài chính của công ty không chỉ đơn giản là thu tiền và trả tiền, phát hóa đơn mà thôi, còn phải xem xét đến ngân sách hàng năm, chi tiêu; hỗ trợ chủ nhân trong công việc, duy trì sự cân bằng thu chi của công ty và nhiều khía cạnh khác nữa.

Nói tóm lại, tiền mà chủ nhân thu được cần phải được sử dụng một cách hợp lý, tiền vay và lãi suất cũng vậy, không thể có bất kỳ sai sót nào.

Có lẽ đó cũng là lý do tại sao vị trí tài chính thường do phụ nữ đảm nhận, so với nam giới, phụ nữ cẩn thận hơn một chút trong việc này. Còn riêng về ông Đàn Kim Trình, ông ấy lại ưa chuộng những nữ tài chính trong độ tuổi từ 30 đến 40, đã có gia đình và sống tại địa phương.

Họ vừa trẻ trung mạnh mẽ, vừa cần phải làm việc chăm chỉ, hơn nữa việc gia đình ở địa phương cũng khiến họ lo lắng hơn một chút, có lẽ đó chính là điểm yếu được nhắc đến trong truyền thuyết.

“Được rồi, tôi sẽ xử lý tốt, xin ông Đàn yên tâm.”

“Ừm, năm tới công việc sẽ nặng hơn, đến lúc đó tôi sẽ tìm thêm hai người giúp việc cho chị Lưu và chị Cố; ngoài ra, lương của cả hai cũng sẽ được nâng lên một chút, nếu chị Lưu có yêu cầu gì khác cũng có thể nói ra.”

“Vậy thì trước hết xin cảm ơn ông Đàn rồi. Tôi tò mò một chút, nhà máy mới sẽ lớn hơn nhà máy cũ nhiều, liệu chúng ta có phải chuyển đến khu vực miễn thuế để làm việc không?”

Đàn Kim Trình gật đầu: “Đúng vậy, lúc đó toàn bộ nhân viên văn phòng sẽ chuyển đến khu vực miễn thuế để làm việc, nơi này sẽ được coi như một chi nhánh, chỉ cần giữ lại một quản lý chi nhánh là được.”

“Chị Lưu và chị Cố cũng cần chuẩn bị tốt cho điều đó, tôi cũng sẽ nói với những nhân viên văn phòng khác sau.”

“Tôi hiểu rồi, tôi có xe riêng thì còn ổn, nhưng những đồng nghiệp không có xe thì có lẽ sẽ gặp chút khó khăn, khu vực miễn thuế khá xa xôi.”

Đàn Kim Trình vuốt cằm và suy tư: “Đó quả là một vấn đề, tôi nhớ ở khu vực miễn thuế còn có khu vực sinh hoạt nữa, sau này tôi sẽ xem liệu có thể thuê một căn nhà ở đó để sắp xếp cho nhân viên không. Về vấn đề giao thông, xe của nhà máy có thể hợp tác với công ty xe buýt, ngoài ra còn cần tuyển thêm hai tài xế nữa.”

“Ông Đàn đã nghĩ đến điều đó là tốt rồi, tôi chỉ muốn nhắc nhở thôi, dù sao khu vực nam cũng toàn là nhà xưởng, không có khu vực sinh hoạt gì cả, khá bất tiện.”

“Ừm, hãy soạn sẵn kế hoạch dự phòng. Về xe của nhà máy, hãy tính toán dựa trên 6 chiếc xe buýt lớn, còn về lương của tài xế thì cũng hãy lập ngân sách. Về việc thuê nhà, tôi sẽ tìm hiểu xem giá thuê là bao nhiêu, sau đó sẽ cho bạn con số cụ thể để bạn lập ngân sách.”

Hiện nay, mua xe cho nhà máy thực sự không khả thi, những chiếc xe buýt 50 chỗ rất đắt, mỗi chiếc khoảng một đến hai triệu nhân dân tệ. Nếu tính theo 300 nhân viên, cần ít nhất 6 chiếc, điều đó sẽ tiêu tốn hơn 10 triệu nhân dân tệ.

Vì vậy, hợp tác với công ty xe buýt và sử dụng lực lượng vận chuyển của họ là cách tốt nhất. Nếu không thể, có thể mua những chiếc xe cũ đã qua sử dụng của họ cũng được.

Công ty càng phát triển thì rắc rối cũng càng nhiều lên. Khi nhà máy mới được thành lập, tổng số nhân viên của hai khu vực nhà máy sẽ gần 600 người. Những ký túc xá tập thể và xe công tác là những thứ bắt buộc phải có, nếu không sẽ không thể quản lý một cách thống nhất được.

Từ năm tới, sản lượng hàng tháng của Shanchi sẽ đạt 28.000 chiếc, giá trị sản xuất hàng năm sẽ vượt quá 500 triệu nhân dân tệ, và số lượng nhân viên sẽ vượt quá 500 người. Điều này đã vượt xa khả năng kiểm soát của Tan Jincheng trong kiếp trước; rất nhiều việc cần phải làm trong quá trình học hỏi.

Ngoài ra, với số lượng nhân viên tăng lên, công tác an ninh cũng cần được chú trọng hơn. Dù sao thì sản phẩm chúng tôi sản xuất cũng là những chiếc xe điện nhỏ. Nếu không cẩn thận mà bị trộm đi hàng trăm chiếc, thiệt hại về tiền bạc còn là chuyện nhỏ; nhưng nếu ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng đã định sẵn thì sẽ rất phiền phức.

Có rất nhiều việc mà Tan Jincheng không thể nghĩ đến hết cùng một lúc. Khi doanh nghiệp phát triển đến giai đoạn sau, việc có một đội ngũ xuất sắc giúp người lãnh đạo quản lý những chi tiết nhỏ nhặt trở nên cực kỳ quan trọng.

Thôi thì thôi, không nghĩ nữa, càng nghĩ càng đau đầu.

“Không có gì to tát, tôi đi trước nhé. Chị Liu, các chị cứ làm việc đi. Chúc mọi người có một Ngày Quốc khánh vui vẻ.” Tan Jincheng đứng dậy nói.

Cuối tháng là thời gian bận rộn với công tác tài chính, Tan Jincheng cũng không muốn làm mất thời gian của họ, nếu có việc gì thì sẽ nói sau Ngày Quốc khánh.

“Được rồi, ông chủ Tan, chúc ông có một Ngày Quốc khánh vui vẻ.” Liu Meilin cười nói.

Nhân viên trong xưởng chỉ được nghỉ ba ngày, nhưng nhân viên văn phòng thì có thể nghỉ đến năm ngày. Họ sẽ quay lại làm việc vào ngày 6 tháng 10, coi như là một kỳ nghỉ dài khá tốt, và cũng là kỳ nghỉ cuối cùng của năm nay.